Artikel 1 – Definities
In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:
VINTVLI VOF: de vennootschap onder firma die diensten levert onder de handelsnaam “Conversion Systems”, hierna ook “Dienstverlener” genoemd.
Klant: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die met Conversion Systems een overeenkomst sluit of een offerte aanvraagt.
Overeenkomst: elke afspraak tussen Conversion Systems en de Klant inzake het leveren van diensten, inclusief productized pakketten, maatwerk en bijkomende opdrachten.
Diensten: alle activiteiten die door Conversion Systems worden uitgevoerd, met inbegrip van maar niet beperkt tot:
het opzetten van funnels en conversiesystemen
creatie van landing pages / offer pages
opzet van lead magnets (audit, formulier, quiz, mini-guide, …)
opzet van e-mailflows en automatismen
tracking & tech setup (pixels, events, UTM’s, integraties, …)
Productized Pakket / Core System: een vooraf gedefinieerd pakket waarbij binnen een beperkte periode (o.a. ± één week) een volledig conversiesysteem wordt opgezet, zoals beschreven in de offerte of op de website.
Werkdagen: alle dagen behalve zaterdag, zondag en officiële feestdagen in België.
Schriftelijk: per e-mail of per brief, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
Materialen: alle door Conversion Systems geleverde of gecreëerde werken, waaronder teksten, ontwerpen, structuren, strategieën, visuals, e-mailtemplates, funnels, handleidingen, video’s, en aanpassingen daarvan.
Derde(n): iedere andere partij dan Conversion Systems en de Klant, inclusief maar niet beperkt tot softwareleveranciers, hostingproviders en advertentieplatformen.
Artikel 2 – Toepasselijkheid
Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, voorstellen, diensten, overeenkomsten en facturen van Conversion Systems, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.
Door een offerte te aanvaarden, een bestelling te plaatsen of een samenwerking op te starten, verklaart de Klant zich akkoord met deze Algemene Voorwaarden.
Algemene voorwaarden van de Klant worden uitdrukkelijk uitgesloten, tenzij Conversion Systems deze schriftelijk aanvaardt.
Indien één bepaling uit deze voorwaarden nietig zou zijn of vernietigd wordt, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. De nietige bepaling wordt dan vervangen door een bepaling die de oorspronkelijke bedoeling zo dicht mogelijk benadert.
Artikel 3 – Offertes, totstandkoming van de overeenkomst
Alle offertes en prijsoverzichten van Conversion Systems zijn vrijblijvend en geldig gedurende de termijn die erop vermeld staat. Bij gebrek aan termijn geldt een geldigheidsduur van 14 dagen.
Een Overeenkomst komt tot stand zodra:
de Klant de offerte schriftelijk of digitaal aanvaardt, of
de Klant een bestelling plaatst via e-mail, online formulier of ander schriftelijk kanaal, of
Conversion Systems effectief start met de uitvoering na een duidelijke mondelinge of schriftelijke opdrachtbevestiging.
Conversion Systems behoudt zich het recht voor om een opdracht te weigeren zonder motivering, bijvoorbeeld indien er geen match is qua sector, waarden of haalbaarheid.
Kennelijke fouten of vergissingen in een offerte (zoals typfouten in prijzen) binden Conversion Systems niet.
Artikel 4 – Omschrijving van de Diensten & scope
De inhoud en scope van de Diensten worden gespecificeerd in de offerte, orderbevestiging, projectbeschrijving of op de website van Conversion Systems.
Het basispakket (Core System) omvat in principe:
één lead magnet (audit/quiz/formulier/guide)
een landing/offer page
3–7 e-mails in een basisflow
basis tracking & tech setup (pixels, events, UTM, koppeling met CRM/e-mailtool)
De exacte invulling kan per project aangepast worden en wordt in de offerte gespecificeerd.
Tenzij expliciet vermeld, zijn niet inbegrepen:
advertentiebeheer (Meta Ads, Google Ads, etc.)
doorlopende optimalisatietrajecten
copywriting of design buiten de afgesproken scope
zestien revisierondes: aantal revisies wordt in de offerte of werkafspraak bepaald
complexe integraties met interne systemen van de Klant
Wijziging van de scope (Change requests)
Indien de Klant tijdens het traject bijkomende wensen heeft die niet in de oorspronkelijke scope vallen, kan Conversion Systems deze als meerwerk aanbieden.
Meerwerk wordt afzonderlijk begroot en pas uitgevoerd na akkoord van de Klant.
Conversion Systems streeft naar een praktisch, conversiegericht resultaat en behoudt creatieve en strategische vrijheid binnen de gemaakte afspraken.
Artikel 5 – Uitvoeringstermijnen & planning
Conversion Systems werkt vaak met een versneld traject (bijv. 1-week). Deze periode is indicatief en veronderstelt dat de Klant:
tijdig alle informatie & toegang aanlevert
snel feedback geeft op concepten en voorstellen
Termijnen zijn nooit fataal, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen. Overschrijding van een termijn geeft de Klant geen recht op schadevergoeding of ontbinding, tenzij er sprake is van grove nalatigheid.
Indien de Klant informatie, materialen of feedback te laat aanlevert, mag Conversion Systems de planning verschuiven en eventuele extra tijd in rekening brengen.
Artikel 6 – Verplichtingen van de Klant
De Klant is verantwoordelijk voor:
Aanleveren van juiste informatie
correcte bedrijfsgegevens
relevante informatie over doelgroep, aanbod, prijzen en processen
toegang tot tools (CRM, e-mailsoftware, advertentieaccounts, website, hosting, …)
Rechtmatigheid van inhoud
De Klant garandeert dat alle aangeleverde beelden, teksten, logo’s en andere content waarop rechten rusten, rechtsgeldig gebruikt mogen worden.
De Klant vrijwaart Conversion Systems voor alle aanspraken van derden (auteursrechten, merkenrechten, privacy, enz.) met betrekking tot aangeleverd materiaal.
Meewerken aan het traject
tijdig reageren op voorstellen en vragen
beslissingen nemen binnen redelijke termijn
Indien de Klant bovenstaande verplichtingen niet nakomt, mag Conversion Systems:
het project tijdelijk opschorten, en/of
bijkomende kosten aanrekenen voor extra inspanningen, en/of
de Overeenkomst beëindigen (zie artikel 15).
Artikel 7 – Prijzen & betaling
Alle prijzen zijn in euro en exclusief BTW, tenzij anders vermeld.
Conversion Systems werkt doorgaans met vaste projectprijzen per productized pakket of duidelijk gedefinieerde offerte.
Tenzij anders overeengekomen:
100% voorafbetaling vóór de start van het traject, of
50% bij akkoord en 50% vóór oplevering / of op een anders afgesproken milestone.
Facturen zijn betaalbaar binnen 7 dagen na factuurdatum, op het rekeningnummer vermeld op de factuur.
Bij laattijdige betaling:
is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een interest verschuldigd conform de Belgische wetgeving op betalingsachterstand in handelstransacties;
kunnen herinneringskosten en administratieve kosten worden aangerekend;
mag Conversion Systems uitvoering en/of toegang tot materiaal opschorten tot betaling.
Alle geleverde (digitale) werken blijven eigendom van Conversion Systems totdat de volledige betaling is ontvangen.
Artikel 8 – Abonnementen, opvolging & extra diensten (optioneel)
Indien de Klant kiest voor een doorlopend onderhouds- of optimalisatiepakket, worden modaliteiten (looptijd, opzegtermijn, inbegrepen uren) afzonderlijk vastgelegd.
Tenzij anders vermeld is de minimale looptijd 3 maanden met een opzegtermijn van 1 maand.
Niet-gebruikte uren binnen een maand zijn in principe niet overdraagbaar, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Artikel 9 – Revisies & oplevering
Het aantal inbegrepen revisierondes wordt vooraf afgesproken (bijv. 1–2 revisierondes op teksten/structuur). Extra revisies worden aangerekend als meerwerk.
Een project wordt als opgeleverd beschouwd wanneer:
de afgesproken onderdelen zijn aangeleverd / opgeleverd, en
de Klant deze goedkeurt, expliciet of impliciet (o.a. door in gebruik te nemen).
Kleine fouten of onvolkomenheden die geen wezenlijke impact hebben op de werking van het systeem, geven de Klant geen recht op weigering van de oplevering.
Artikel 10 – Gebruik van tools & software van derden
Conversion Systems maakt gebruik van tools van derden, zoals maar niet beperkt tot:
e-mailmarketingsoftware, CRM-systemen, funnel/landingpage builders, analytics-tools, advertentieplatformen, video-hosting, enz.
De Klant kan gevraagd worden om eigen licenties of accounts aan te maken en de toegang daarvan te delen met Conversion Systems.
Conversion Systems is niet aansprakelijk voor storingen, fouten of wijzigingen in prijs/licentievoorwaarden van deze derde partijen.
De Klant blijft zelf verantwoordelijk voor de naleving van de gebruiksvoorwaarden van deze tools.
Artikel 11 – Resultaatverbintenis vs. inspanningsverbintenis
Conversion Systems levert een conversiegericht systeem en werkt volgens best practices, ervaring en kennis van conversiepsychologie en storytelling.
Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen, gaat het steeds om een inspanningsverbintenis, geen resultaatgarantie:
Geen garantie op een minimum aantal leads
Geen garantie op omzetcijfers
Geen garantie op ROAS of specifieke kosten per lead
De prestaties van het systeem hangen mede af van factoren buiten de controle van Conversion Systems, zoals:
de markt en concurrentie
het aanbod en de prijszetting van de Klant
kwaliteit van opvolging door de Klant
advertentiebudgetten en -strategie (zeker indien door derden beheerd)
Artikel 12 – Aansprakelijkheid & vrijwaring
Conversion Systems is enkel aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse en onmiddellijke gevolg is van een aan haar toerekenbare zware of opzettelijke fout.
De totale aansprakelijkheid is in elk geval beperkt tot het bedrag dat door de Klant is betaald voor de Diensten waarop de schade betrekking heeft (met een absoluut maximum van [bedrag invullen, bv. het factuurbedrag van het betreffende project]).
Conversion Systems is in geen geval aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder maar niet beperkt tot:
winstderving
omzetverlies
reputatieschade
verlies van data
gemiste kansen
De Klant vrijwaart Conversion Systems voor alle aanspraken van derden, in het bijzonder betreffende:
onrechtmatige of foutieve inhoud die door de Klant is aangeleverd
inbreuken op intellectuele eigendomsrechten van derden
onjuiste informatie over producten/diensten van de Klant
Conversion Systems kan niet aansprakelijk worden gehouden voor fouten die het gevolg zijn van onvoldoende of foutieve input van de Klant.
Artikel 13 – Intellectuele eigendom
Alle door Conversion Systems ontwikkelde materialen, systemen, concepten, structuren, visuals, teksten, frameworks, e-mails, landingspaginastructuren, checklists en handleidingen blijven (niet geldig bij aankoop van het businesspakket) het intellectueel eigendom van Conversion Systems.
De Klant verkrijgt na volledige betaling een niet-exclusieve, niet-overdraagbare gebruikslicentie om de opgeleverde materialen te gebruiken binnen zijn eigen onderneming, voor de eigen producten/diensten.
Het is de Klant niet toegestaan om:
de materialen te verkopen, verhuren, licentiëren of anderszins commercieel te exploiteren ten behoeve van derden;
de systemen of templates een-op-een te kopiëren voor meerdere bedrijven (bijvoorbeeld bij agency’s) zonder uitdrukkelijke toestemming.
Conversion Systems behoudt het recht om generieke kennis, inzichten en niet-bedrijfsspecifieke elementen verder te gebruiken in andere projecten.
Artikel 14 – Privacy & gegevensverwerking
In het kader van de uitvoering van de Diensten kan Conversion Systems toegang krijgen tot persoonsgegevens van de Klant en/of diens klanten.
De verwerking van persoonsgegevens gebeurt conform de Privacyverklaring van Conversion Systems (beschikbaar op de website).
Indien nodig kan een aparte verwerkersovereenkomst (DPA) worden gesloten, waarin rollen en verantwoordelijkheden rond gegevensverwerking verder worden vastgelegd.
De Klant staat ervoor in dat hij zelf voldoet aan alle relevante privacywetgeving (zoals GDPR) ten aanzien van zijn eigen klanten en leads.
Artikel 15 – Opschorting en beëindiging
Conversion Systems mag de uitvoering van de Overeenkomst opschorten of onmiddellijk beëindigen indien:
de Klant facturen niet (tijdig) betaalt;
de Klant zijn contractuele verplichtingen niet naleeft;
er sprake is van fraude, misleiding of onrechtmatige activiteiten;
de samenwerking naar oordeel van Conversion Systems de reputatie van Conversion Systems kan schaden.
In geval van voortijdige beëindiging door de Klant:
zijn alle tot dan toe geleverde prestaties en gemaakte kosten verschuldigd;
worden eventueel vooruitbetaalde bedragen enkel terugbetaald volgens de annulatievoorwaarden (zie artikel 16).
Beëindiging ontslaat partijen niet van verplichtingen die naar hun aard doorlopen, zoals betalingen, geheimhouding en intellectuele eigendomsbepalingen.
Artikel 16 – Annulatie & no-show
Annulering vóór de start van het project:
Meer dan 2 werkdagen op voorhand: terugbetaling van maximaal 70% van het reeds betaalde bedrag, als vergoeding voor gereserveerde planning en voorbereidend werk.
Minder dan 2 werkdagen op voorhand: geen terugbetaling, tenzij anders schriftelijk overeengekomen.
Indien de Klant repetitief niet verschijnt op belangrijke afspraken/calls of structureel geen feedback geeft, mag Conversion Systems:
het project eenzijdig beëindigen,
en de reeds gemaakte uren en gereserveerde capaciteit volledig factureren.
Artikel 17 – Overmacht
Onder overmacht wordt verstaan: elke omstandigheid buiten de controle van Conversion Systems, zoals o.a. stroompanne, storingen bij hostingproviders, pandemieën, ziekte, brand, oorlog, stakingen, maatregelen van overheden, uitval van softwareproviders, enz.
In geval van overmacht kan Conversion Systems de uitvoering van de Overeenkomst opschorten, zonder schadevergoeding verschuldigd te zijn.
Indien de overmachtssituatie langer dan 60 dagen duurt, hebben beide partijen het recht de overeenkomst te beëindigen, zonder recht op schadevergoeding.
Artikel 18 – Geheimhouding
Beide partijen verbinden zich ertoe om alle vertrouwelijke informatie over de andere partij (bedrijfsgegevens, strategie, data, niet-publieke cijfers, logins, etc.) geheim te houden.
Deze geheimhoudingsplicht blijft gelden tot 3 jaar na afloop van de samenwerking.
Informatie die reeds publiek is of publiek wordt zonder schending van deze voorwaarden, valt niet onder deze bepaling.
Artikel 19 – Toepasselijk recht & bevoegde rechtbank
Op alle overeenkomsten tussen Conversion Systems en de Klant is Belgisch recht van toepassing.
Bij geschillen zijn uitsluitend de rechtbanken van het arrondissement waar Conversion Systems gevestigd is bevoegd, tenzij dwingend recht anders voorschrijft.
Artikel 20 – Wijzigingen Algemene Voorwaarden
Conversion Systems mag deze Algemene Voorwaarden op elk moment wijzigen.
Voor lopende projecten gelden de voorwaarden zoals van kracht op het moment van de opdracht, tenzij partijen nadrukkelijk instemmen met toepassing van een nieuwe versie.
De meest recente versie is steeds beschikbaar op de website van Conversion Systems.
