Versie 2025 – Laatst bijgewerkt op 5/12/2025
Artikel 1 – Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke
Conversion Systems treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor alle persoonsgegevens die worden verzameld via de website, funnels, auditformulieren, contactformulieren, intakeprocessen en via communicatie met klanten.
Artikel 2 – Toepassingsgebied
Deze Privacyverklaring is van toepassing op:
bezoekers van de website
personen die een audit, lead magnet, formulier, quiz of intake invullen.
klanten die een samenwerking aangaan
prospects die via e-mailflows of funnels binnenkomen
alle gegevensverwerkingen die plaatsvinden in het kader van het leveren van onze diensten
Deze verklaring is van toepassing op zowel online als offline gegevensverwerking.
Artikel 3 – Welke persoonsgegevens wij verzamelen
Conversion Systems verwerkt uitsluitend gegevens die relevant zijn voor het uitvoeren en optimaliseren van onze diensten. Afhankelijk van hoe jij als gebruiker met ons communiceert, kunnen we de volgende gegevens verwerken:
3.1 Gegevens die je zelf actief verstrekt
a) Via audit-, lead magnet-, intake- of andere formulieren
Voornaam, achternaam
E-mailadres
Bedrijfsnaam & BTW-nummer
Telefoonnummer
Functie binnen het bedrijf
Antwoorden op vragenlijsten of auditvragen (kwalitatief + kwantitatief)
Extra informatie die je vrijwillig invult (zoals uitdagingen, doelen, huidige systemen, klantenbestand, etc.)
(past perfect bij jullie audit flow model)
b) Bij aankoop of samenwerking
Facturatiegegevens
Betaalstatus en betalingshistoriek
Communicatie, feedback en projectinformatie
Toegang tot systemen die je vrijwillig deelt (CRM, Webflow, ActiveCampaign, advertentieaccounts, hosting, …)
c) In communicatie met ons
E-mails, berichten, opmerkingen, bijlagen
Opnames van online meetings (indien vooraf meegedeeld)
3.2 Gegevens die automatisch worden verzameld
Via onze website, funnelsoftware, trackingtools en integraties kunnen wij automatisch de volgende gegevens verwerken:
IP-adres
Browser- en apparaat-informatie
Tijdsregistraties (sessieduur, bezochte pagina’s, klikgedrag)
Navigatiegedrag binnen funnels
Formulierinteractie (bijv. waar iemand afhaakt)
Cookies en soortgelijke technologieën
Analytics zoals Meta Pixel, Google Analytics of andere trackingevents
Informatie over conversies, indien je op advertenties klikt of doorstroomt via funnels
Deze tracking maakt deel uit van jullie tracking & tech setup zoals beschreven in je systeem.
3.3 Gegevens via derden
In bepaalde gevallen ontvangen wij gegevens via externe platforms, zoals:
e-mailmarketingtools (ActiveCampaign, Klaviyo, MailerLite, …)
formulier-tools (SwipePages, Typeform, Webflow Forms, …)
advertentieplatformen (Meta Ads, TikTok Ads, Google Ads, …)
CRM-systemen
betaalproviders
social media platformen (indien je interacteert met onze content)
Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt volgens de doeleinden en voorwaarden beschreven in dit document.
Artikel 4 – Doeleinden van verwerking
Conversion Systems verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
4.1 Uitvoering van onze diensten (contractuele noodzaak)
verwerken van audits, intakeformulieren en kwalificatieprocessen
opzetten van funnels, landing pages, e-mailflows en technische integraties
projectcommunicatie en opvolging
bieden van ondersteuning
configuratie van ads-tracking (voor klanten of partners)
leveren van alle onderdelen van het productized pakket
(lead magnet → emailflows → landing page → offer sheet → tracking)
4.2 Communicatie & Klantbeheer
versturen van relevante updates
beantwoorden van vragen
opvolgen van aanvragen voor demo’s, audits, intakes of strategiegesprekken
administratieve en facturatieverwerking
4.3 Marketingdoeleinden (gerechtvaardigd belang of toestemming)
versturen van nieuwsbrieven, opvolgmails en nurture flows
remarketing via social media en advertentieplatformen
analyseren van de effectiviteit van marketingcampagnes
optimaliseren van onze funnels, creatives en website
Een voorbeeld:
Wanneer iemand een audit aanvraagt, kan die persoon vervolgmails krijgen om de auditresultaten te verwerken of om een intakegesprek te plannen.
4.4 Verbetering van onze diensten (gerechtvaardigd belang)
analyse van klikgedrag in funnels
optimalisatie van gebruikerservaring
interne rapportering
verbeteren van content, automatische flows en conversiepsychologie
4.5 Wettelijke verplichtingen
Wij verwerken sommige gegevens om te voldoen aan boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.
Artikel 5 – Rechtsgronden voor verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens enkel wanneer één van de volgende grondslagen uit de GDPR van toepassing is:
Toestemming (bijv. inschrijving op mailinglijst, downloaden lead magnet)
Contractuele noodzaak (voor het uitvoeren van onze diensten)
Gerechtvaardigd belang (bijv. marketinganalyse, retargeting, interne optimalisatie)
Wettelijke verplichting (boekhouding, facturatie)
De Klant kan zijn toestemming op elk moment intrekken.
Artikel 6 – Bewaartermijn
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden:
Administratieve en facturatiegegevens: 7 jaar (wettelijke verplichting)
Audit- en projectdata: tot 3 jaar na einde samenwerking
E-mailmarketingdata: tot uitschrijving of inactiviteit van 24 maanden
Webanalytics: volgens de bewaartermijnen van de gebruikte tools
Opnames of interne notities: maximaal 12 maanden tenzij anders toegestaan
Artikel 7 – Delen van gegevens met derden
Conversion Systems deelt persoonsgegevens enkel met geselecteerde partijen wanneer dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van onze diensten:
7.1 Verwerkers die voor ons werken
hostingpartners
e-mailmarketingsoftware (ActiveCampaign, Klaviyo, …)
funnelsoftware (SwipePages, Webflow, …)
CRM-software
analytics- en trackingsoftware
cloudopslagdiensten
projectmanagementtools
Deze partijen verwerken gegevens uitsluitend volgens onze instructies en voldoen aan GDPR.
7.2 Andere ontvangers
In sommige gevallen delen we gegevens met:
boekhouders / accountants
betaalproviders
advertentieplatformen (voor retargeting, alleen volgens jouw toestemmingsinstellingen)
partners aan wie wij projecten doorverwijzen (bijv. Ads-partners), enkel met toestemming
7.3 Internationale doorgifte
Wanneer gegevens worden opgeslagen buiten de EU, gebeurt dit alleen wanneer:
het ontvangende land een adequaatheidsbesluit heeft, of
er standaardcontractbepalingen (SCC's) worden gebruikt, of
de dienstverlener gecertificeerd is onder het EU–US Data Privacy Framework
Wij gebruiken enkel leveranciers die aantoonbaar GDPR-conform werken.
Artikel 8 – Beveiliging van gegevens
Conversion Systems neemt technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of misbruik, waaronder:
beveiligde verbindingen (SSL)
beperkte toegangsrechten
versleuteling waar mogelijk
noodprocedures en back-ups
beveiligde wachtwoordprotocollen
two-factor authentication (2FA) in systemen
regelmatige audits van accounts en integraties
Ondanks alle maatregelen kunnen wij geen absolute veiligheid garanderen.
Artikel 9 – Jouw rechten als betrokkene
Je hebt volgens GDPR de volgende rechten:
Recht op inzage
Je kan opvragen welke gegevens wij van jou verwerken.
Recht op correctie
Je kan onjuiste gegevens laten corrigeren.
Recht op verwijdering
Je kan vragen om gegevens te verwijderen, tenzij wij deze wettelijk moeten bewaren.
Recht op beperking van verwerking
Je kan vragen om verwerking tijdelijk te stoppen.
Recht op overdraagbaarheid
Je kan je gegevens in een machineleesbare vorm ontvangen.
Recht van bezwaar
Bijvoorbeeld tegen direct marketing of profiling.
Recht om toestemming in te trekken
Dit heeft geen invloed op de verwerking vóór de intrekking.
Je kan deze rechten uitoefenen door een verzoek te sturen naar:
vintvli99@gmail.com
Artikel 10 – Cookies en tracking
Onze website en funnels gebruiken cookies voor:
functionele doeleinden
analytische doeleinden
marketing & retargeting
conversiemeting (events, pixels, UTM’s)
funneloptimalisatie
Bij je eerste bezoek krijg je een cookie-banner waarin je je voorkeuren kunt instellen.
Tracking vindt enkel plaats conform jouw instellingen.
Artikel 11 – Minderjarigen
Onze diensten zijn gericht op ondernemers en bedrijven.
Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen jonger dan 16 jaar.
Indien wij ontdekken dat dit toch is gebeurd, verwijderen wij deze gegevens onmiddellijk.
Artikel 12 – Profilering en geautomatiseerde besluitvorming
Conversion Systems maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming die juridische of significante gevolgen heeft voor de gebruiker.
Wij gebruiken wel profiling in de context van marketingoptimalisatie, zoals:
gedrag in e-mailflows
pagina-interactie binnen funnels
interesses op basis van auditantwoorden
retargeting via social media
Dit gebeurt uitsluitend om de ervaring te verbeteren en waardevolle inhoud te sturen.
Artikel 13 – Links naar externe websites
Onze website en funnels kunnen links bevatten naar externe websites, tools of apps.
Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van deze partijen.
Artikel 14 – Wijzigingen aan deze Privacyverklaring
Conversion Systems kan deze Privacyverklaring op elk moment aanpassen.
De meest recente versie is steeds beschikbaar op de website.
Wanneer wijzigingen substantieel zijn, wordt dit duidelijk aan je gecommuniceerd.
Artikel 15 – Contact en klachtenprocedure
Voor vragen over deze Privacyverklaring of over jouw persoonsgegevens:
📩 E-mail: hello@conversionsystems.be
Indien je vindt dat jouw rechten worden geschonden, kan je klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
